Wat UBD betekent — en wat het niet betekent
UBD staat voor 'Uitbetaalde Bedragen aan Derden': bedragen die u als organisatie heeft betaald aan iemand die niet bij u in loondienst is — in de zorg dus vrijwel altijd de zzp'ers die u inschakelt. Sinds 2022 zijn inhoudingsplichtigen (organisaties met een loonheffingennummer) verplicht deze betalingen digitaal te melden bij de Belastingdienst, via het formele traject dat 'renseigneringsverplichting' heet.
Voor zorginstellingen is dit geen theoretische verplichting die je kunt laten liggen: er geldt geen uitzondering voor de zorg, ook al leidt de meldplicht juist hier tot relatief veel administratieve last — elke factuur van elke zzp'er moet worden meegenomen, ongeacht dat het om btw-vrijgestelde zorg gaat.
Eén keer per jaar, niet elk kwartaal
Een veelvoorkomend misverstand: de opgaaf UBD is een jaarlijkse aangifte over het hele kalenderjaar, die uiterlijk op 31 januari van het jaar erna moet zijn ingediend. Betalingen die u in 2026 heeft gedaan, geeft u dus uiterlijk 31 januari 2027 op — niet elk kwartaal apart. Die aangifte gebeurt digitaal, via het gegevensportaal van de Belastingdienst of via Digipoort.
Kwartaalcijfers zijn wel nuttig — niet omdat de wet daarom vraagt, maar omdat het handig is om uw eigen administratie het jaar door bij te houden, in plaats van in januari een heel jaar in één keer te moeten uitzoeken.
Wat de aangifte precies vraagt
Per zzp'er die u heeft ingeschakeld, wil de Belastingdienst weten: wie het is (naam, KvK-nummer), waar diegene woont, en welk totaalbedrag u dat kalenderjaar heeft uitbetaald. Dat is exact de combinatie van gegevens die anders het meeste uitzoekwerk kost — verspreid over facturen, declaraties en betalingen door het jaar heen.
Wat CaredIn daarin al voor u regelt
Onder Financieel (in de app: Profiel → Financieel overzicht; op het web: Dashboard → UBD aangifte) staat dit al gegroepeerd per professional: naam, KvK-nummer, woonplaats, het uitbetaalde bedrag en de gewerkte uren — voor het hele jaar, of ingezoomd op een kwartaal of maand om tussentijds te controleren. Vanuit hetzelfde scherm is er een 'Download UBD-overzicht (CSV)'-knop die precies deze kolommen in één bestand zet, klaar om aan uw boekhouder te geven of zelf te verwerken in de aangifte.
Dat vervangt de aangifte niet — het indienen bij de Belastingdienst blijft uw eigen verantwoordelijkheid, en bij twijfel is uw boekhouder of de Belastingdienst zelf de juiste plek voor vragen over uw specifieke situatie. Wat CaredIn wel doet, is het uitzoekwerk wegnemen: de gegevens staan er al, gegroepeerd precies zoals de aangifte ze nodig heeft, in plaats van dat u ze pas in januari uit losse facturen moet reconstrueren.
Bronnen: Belastingdienst.nl, Dirkzwager (meldplicht UBD in de zorg).